Integritetspolicy

Integritetspolicy för Delatool AB

Senast uppdaterad: 20 augusti 2026

Delatool AB ("Delatool", "vi", "oss" eller "vår"), organisationsnummer 559517-8053, är personuppgiftsansvarig för personuppgifter som behandlas i samband med vår webbapplikation och relaterade tjänster ("Tjänsten"). Vi behandlar personuppgifter i enlighet med EU:s dataskyddsförordning (GDPR), UK GDPR där det är tillämpligt, och svensk lag. Denna integritetspolicy beskriver hur vi samlar in, använder, lagrar, delar och skyddar personuppgifter. Genom att använda Tjänsten bekräftar du denna behandling enligt beskrivningen här.

1. Inledning

Delatool tillhandahåller en B2B SaaS-plattform för verktygshantering (inklusive QR-märkning, inventering, utlåning, underhåll/kalibrering), SMART 5S, AI-stödda funktioner, omdömen/verktygsdatabas samt relaterade utbildnings- eller konsulttjänster. För att leverera dessa tjänster behandlar vi personuppgifter om kontoinnehavare, användare inom kundorganisationer och i begränsade fall personer som identifieras i verksamhetsdata (till exempel låntagarnamn) eller felanmälningar som skickas in av användare utan inloggning.

2. Personuppgifter vi samlar in

Beroende på hur du använder Tjänsten kan vi samla in:

• Konto- och företagsdata: e-post, hashat lösenord, användarnamn, profilbild, organisationsnummer, företagsnamn, kontaktperson, telefon, faktura-/leveransadress, yrke/erfarenhet, valfri PIN, kundnummer samt Stripe-kund-/abonnemangs-ID.
• Verksamhetsdata som kan innehålla personuppgifter: verktygs- och platsregister, aktivitetsloggar, utlåningar (inklusive låntagarnamn), avvikelser/felanmälningar, chatthistorik, uppladdade bilder/dokument, 5S-status och relaterade anteckningar.
• Teknisk och platsdata: sessions- och cookiedata, ungefärliga användningsmetadata samt GPS/platsdata när skanning eller platsfunktioner används.
• Användar-/QR-flöden: uppgifter som skickas in via öppen QR-fel- eller avvikelserapportering utan inloggning, där funktionen är aktiverad.
• Kommunikation: meddelanden via kontaktformulär, support-e-post, webinar-/utbildningsanmälningar eller liknande.

Hur vi samlar in data: registrerings- och abonnemangsformulär; formulär och uppladdningar i Tjänsten; QR-rapporter från användare utan inloggning; cookies och liknande teknik; samt betalningsleverantörer när du abonnerar.

3. Syften och rättsliga grunder

Vi behandlar personuppgifter för att:

• Tillhandahålla och administrera Tjänsten, konton, roller och kundnummer-tenancy (avtalets fullgörande).
• Skicka driftsnotiser (till exempel underhållspåminnelser och uppdateringar om felanmälningar) (avtal / berättigat intresse).
• Hantera betalningar och fakturering (avtal / rättslig förpliktelse för bokföring).
• Tillhandahålla AI-stödd diagnos, aktivitetslogg-stöd och rekommendationer (avtal / berättigat intresse av att leverera begärda funktioner).
• Säkra Tjänsten, förhindra missbruk och förbättra funktionalitet, inklusive begränsad analys (berättigat intresse; icke-nödvändiga cookies/analys endast med samtycke där det krävs).
• Uppfylla rättsliga skyldigheter, till exempel bokföring (rättslig förpliktelse).

Vi använder inte dina personuppgifter för direktmarknadsföring utan ditt uttryckliga samtycke.

4. Delning av personuppgifter och personuppgiftsbiträden

Vi kan dela personuppgifter med leverantörer och biträden endast i den utsträckning det behövs, inklusive:

• Render.com: hosting och databasinfrastruktur.
• AWS S3: lagring av bilder, dokument och liknande filer.
• PostgreSQL-databashosting (via vår hostingleverantör) och, där det är aktiverat, MongoDB / Redis för cache eller hjälplagring.
• Stripe: kortbetalningar och abonnemangshantering.
• Fortnox: fakturering och betalningshantering.
• E-post/SMTP-leverantörer: transaktions- och driftsmejl.
• Anthropic: AI/LLM och vision för diagnos, assistenter och relaterade funktioner.
• Voyage AI: embeddings för sök-/rekommendationsfunktioner där de används.
• OpenAI: AI-behandling där det är aktiverat för specifika funktioner eller intern analys.
• Google Analytics: webbplatsanalys under cookiesamtycke.
• Google reCAPTCHA: botskydd på utvalda formulär/endpoints.
• Prisuppslagstjänster (till exempel Prisjakt eller liknande API:er): när prisuppskattningar begärs.
• Reparations-/serviceleverantörer: endast data som behövs för överenskommen service eller reparation.

Vissa leverantörer kan behandla data utanför EU/EES. Där det sker förlitar vi oss på lämpliga skyddsåtgärder såsom standardavtalsklausuler (SCC) och relaterade åtgärder. Vi kräver att biträden skyddar personuppgifter enligt personuppgiftsbiträdesavtal där det är tillämpligt.

5. AI-behandling

När du använder AI-funktioner kan relevanta indata skickas till AI-leverantörer för att generera ett svar. Beroende på funktion kan detta omfatta felbeskrivningar, chatthistorik, uppladdade bilder (till exempel av verktyg eller kvitto), verktygskontext (modell, märke, typ), utdrag ur aktivitetsloggar och låntagarnamn som ingår i dessa loggar. QR-avvikelseflöden från användare utan inloggning kan också skicka inskickad text och bilder till AI-leverantörer. AI-svar är endast beslutsstöd och bör verifieras före driftsmässig användning.

6. Multi-tenant-åtkomst

Kundens verksamhetsdata organiseras per kundnummer. Owner- och sub-admin-användare kopplade till samma kundnummer delar tillgång till organisationens data enligt sina roller. Du ansvarar för att utse användare och för personuppgifter du anger om tredje parter.

7. Lagring och säkerhet

• Lagring: Primär applikationsdata lagras hos våra hosting-/databasleverantörer (inklusive Render.com). Filer kan lagras i AWS S3. Data behandlas inom EU/EES där det är möjligt, med förbehåll för överföringar som beskrivs ovan.
• Säkerhet: Lösenord hashas. Åtkomstkontroller, krypterad transport (HTTPS) och leverantörers säkerhetsåtgärder används för att skydda Tjänsten. Se även Render.com/security.
• Lagringstid: Personuppgifter för aktiva konton sparas så länge kontot och kundrelationen kräver. Om du raderar ditt konto via Min sida tas kontoposten bort från den aktiva applikationen omgående. Anonymiserad eller aggregerad verksamhetsdata, backuper under en begränsad period samt uppgifter som krävs för bokföring eller rättsliga anspråk kan sparas längre. Begär export eller ytterligare radering via vårt kontaktformulär.

8. Dina rättigheter som registrerad

Enligt GDPR och UK GDPR (där tillämpligt) har du rätt att:

• Begära tillgång till dina personuppgifter.
• Begära rättelse av felaktiga uppgifter.
• Begära radering av dina uppgifter (under vissa förutsättningar).
• Begära begränsning av behandling eller dataportabilitet.
• Invända mot viss behandling.
• Lämna klagomål till en tillsynsmyndighet (till exempel svenska IMY eller UK ICO).

Du kan ändra vissa uppgifter direkt på delatool.com/mypage. För övriga begäranden, kontakta oss via delatool.com/contact eller info@delatool.com.

9. Cookies

Vi använder nödvändiga cookies för att Tjänsten ska fungera och, med samtycke där det krävs, analyscookies. Detaljer finns i vår cookiepolicy.

10. Ändringar av policyn

Vi kan uppdatera denna policy när som helst. Vid väsentliga ändringar meddelar vi dig via e-post där det är rimligen möjligt.

11. Kontaktuppgifter

För frågor om denna policy, kontakta oss:

• Personuppgiftsansvarig: Delatool AB, org.nr 559517-8053
• E-post: info@delatool.com
• Telefon: +46 760 198 819
• Adress: Golfgatan 28, 71993 Vintrosa, Sverige