När en anställd slutar ska företagets verktyg tillbaka. Det enklaste sättet är att i god tid ta fram en lista över allt personen har kvitterat ut, gå igenom bil, bod och förråd tillsammans, kontrollera skicket och kvittera in varje verktyg.
Låter självklart. Men i praktiken är det lätt att något blir kvar i en servicebil eller hemma i garaget.
Har ni redan en vana att kvittera ut verktyg med QR är listan i stort sett klar. Här är checklistan steg för steg.
Vilka verktyg ska lämnas tillbaka när en anställd slutar?
Allt som tillhör företaget. Tänk brett:
- handverktyg och elverktyg
- mätinstrument
- utrustningen i servicebilen
- batterier och laddare
- nycklar och kort till förråd och bodar
Batterier och laddare glöms ofta. De hör ihop med maskinen men ligger sällan bredvid den.
Hur vet man vad den anställde har kvitterat ut?
Utan kvittens blir det minnet och gissningar som gäller.
Med QR-kvittens skannar man verktygets kod med mobilen. Panelen öppnas direkt, utan app och utan inloggning. Där fyller man i "Vem lånar?" och "Var ska den användas?".
Historiken i panelen visar sedan vem som lånade, när och till vilket projekt. Så kan ni se vem som har verktyget i stället för att fråga runt.
Använder ni projekt kan kontot göra projektfältet obligatoriskt. Då blir det lättare att följa verktygen även efter att någon har slutat.
När ska återlämningen planeras – och vem ansvarar?
Gärna några veckor före sista dagen. Då finns tid att leta efter det som inte dyker upp direkt.
Ansvaret ligger oftast hos närmaste chef eller den som är verktygsansvarig på bygget. Bestäm vem som gör det, så att det inte faller mellan stolarna.
Hur går återlämningen till steg för steg?
- Ta fram listan. Allt som står på personen just nu.
- Gå igenom bil, bod och förråd tillsammans. Fråga också om något finns hemma.
- Kontrollera skicket. Är något trasigt? Gör en felanmälan med Felanmäl Utrustning. Ett felanmält verktyg kan bara lånas ut av kontots ägare eller administratör, så det åker inte ut igen av misstag.
- Kvittera in varje verktyg. Då står det inte längre på personen.
- Flytta verktyg till ny ansvarig. Ska en kollega ta över bilen eller verktygslådan? Kvittera först in verktygen och låt sedan kollegan kvittera ut dem i sitt eget namn. Ett utlånat verktyg kan inte kvitteras ut av någon annan förrän det är inlämnat (undantag: gemensamma verktyg kan lånas vidare direkt).
Vill ni dubbelkolla efteråt kan ni inventera verktygen. Under Inventera i Verktygshantering ser ni direkt vilka verktyg som aldrig har inventerats eller inte har skannats på länge. Skanna QR-koden med mobilkameran så bockas verktyget av automatiskt.
Vad gör man med verktyg som inte kommer tillbaka?
Följ upp skriftligt och dokumentera vad som saknas.
Vad som gäller i övrigt beror på anställningsavtal och eventuellt kollektivavtal. Ta det med HR eller en jurist, i stället för att gissa.
Gäller det verktyg som försvinner mer generellt? Då har vi en separat artikel om att förebygga verktygsstöld på bygget.
Hur blir det enklare nästa gång någon slutar?
Börja från dag ett. När någon nyanställs kvitteras verktygen ut i personens namn direkt.
Då behöver ni inte rekonstruera något när personen slutar. Listan finns redan.
Föredrar ni papper i början? Vår utlåningslista för verktyg är ett sätt att komma igång. Hur allt fungerar i Delatool står i manualen.
Vanliga frågor
Måste den anställde ha appen? Nej. QR-koden öppnar verktygspanelen direkt i mobilen, utan app och utan inloggning.
Vad händer med verktyget i historiken? Historiken i panelen visar vem som lånat verktyget, när och till vilket projekt. Den finns kvar även när verktyget lämnats tillbaka.
Vad gör vi med ett verktyg som kommer tillbaka trasigt? Felanmäl det med Felanmäl Utrustning. Då kan bara kontots ägare eller administratör låna ut det igen.
Testa på era egna verktyg
Vill ni se hur det fungerar i praktiken? Beställ demopaketet – gratis i 30 dagar.
Frågor? Mejla oss på info@delatool.com.
