Ett verktygshanteringssystem kostar typiskt 50–300 kr per användare och månad – men licensavgiften är bara en del av bilden. Här går vi igenom fem prismodeller på marknaden, vilka dolda kostnader som glöms bort i upphandling, och ett konkret ROI-exempel för en verkstad med 40 anställda.
Fem prismodeller du möter
- Per användare/månad – förutsägbart, skalar med personal (vanligast för SaaS som Delatool).
- Per tillgång/verktyg – kan bli dyrt vid stora inventarier med många billiga handverktyg.
- Per plats/projekt – passar entreprenad med tydliga projektnummer.
- Hårdvara + licens – taggar, gateways och etiketter tillkommer (vanligt vid RFID-spårning).
- Engång + underhåll – on-premise eller skräddarsytt; högre start, lägre flexibilitet.
Dolda kostnader att räkna in
- Administration – vem uppdaterar listor, jagar returer och rapporterar förluster?
- Utbildning och förändringsledning – utan det används inte systemet.
- Etiketter och märkning – budget för QR/polyester vid utrullning.
- Integration – API, export till ekonomi eller BI kan kosta extra.
ROI-exempel: verkstad med 40 anställda
Antaganden (justera till er verklighet):
- 25 verktyg per anställd i snitt, genomsnittsvärde 800 kr → 800 000 kr bundet kapital.
- 8 % årlig förlust/tapp utan system → 64 000 kr/år.
- 2 timmar letande per person och vecka, lön 350 kr/h → ca 1,4 Mkr/år i bortkastad tid (även 25 % effektivitet ger stor vinst).
Ett digitalt system som minskar förluster med 25 % och letartid med 20 % kan realistiskt spara 80 000–150 000 kr per år – ofta mer än licenskostnaden redan första året. Licens på 100 kr × 40 användare × 12 månader = 48 000 kr/år – dvs break-even ofta inom 6–12 månader om ni faktiskt använder verktyget i vardagen.
Så minskar ni kostnaden utan att tumma på kvalitet
Prioritera QR på verktyg över viss värdegräns, standardisera ansvar per bil/bod och välj paket som matchar moduler ni använder (verktyg, 5S, kalibrering). Se aktuella Delatool-priser och starta en demo med er egen inventering.